In einer zunehmend digitalisierten Welt vergessen viele Unternehmen, dass auch physische Dokumente ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellen. Kundendaten, Geschäftsgeheimnisse, Personalakten oder Verträge enthalten hochsensible Informationen, die nicht einfach im Papiermüll landen dürfen. Hier kommt die DIN 66399 ins Spiel – eine europaweit anerkannte Norm, die klare Standards für die professionelle Vernichtung von Datenträgern definiert.
Für Unternehmen in Sachsen ist die Einhaltung dieser Norm nicht nur eine Frage der Sorgfalt, sondern eine rechtliche Verpflichtung. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schreibt vor, dass personenbezogene Daten sicher und dauerhaft gelöscht werden müssen, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Eine unsachgemäße Entsorgung kann zu empfindlichen Bußgeldern führen und das Vertrauen von Kunden nachhaltig beschädigen.
Die sieben Schutzklassen der DIN 66399
Die DIN 66399 unterteilt die Aktenvernichtung in sieben Schutzklassen, die sich am Schutzbedarf der zu vernichtenden Daten orientieren. Diese Klassifizierung ermöglicht es Unternehmen, für jede Art von Dokument die passende Vernichtungsmethode zu wählen.
Schutzklasse 1 gilt für allgemeine interne Daten mit normalem Schutzbedarf, etwa Werbebroschüren oder allgemeine Korrespondenz. Hier reicht eine einfache Streifenschnitt-Zerkleinerung aus. Die Schutzklassen 2 und 3 sind für vertrauliche und besonders vertrauliche Daten vorgesehen, wie sie in den meisten Geschäftsdokumenten vorkommen. Hier werden bereits deutlich kleinere Partikel gefordert, die ein Rekonstruieren der Dokumente praktisch unmöglich machen.
Die höheren Schutzklassen 4 bis 7 kommen bei geheimzuhaltenden und strengst geheimen Dokumenten zum Einsatz, etwa bei Entwicklungsplänen, Patentunterlagen oder Informationen mit nationaler Sicherheitsrelevanz. Je höher die Schutzklasse, desto kleiner müssen die Schnipsel sein – bis hin zu mikrometer-kleinen Partikeln bei der höchsten Stufe.
Drei Sicherheitsstufen für maximalen Schutz
Neben den Schutzklassen definiert die DIN 66399 auch drei Sicherheitsstufen, die den gesamten Vernichtungsprozess betreffen. Sicherheitsstufe 1 beschreibt die reine Zerkleinerung ohne weitere Maßnahmen. Bei Sicherheitsstufe 2 wird der Vernichtungsprozess dokumentiert und überwacht, was für die meisten Unternehmen der empfohlene Standard ist.
Sicherheitsstufe 3 bietet maximalen Schutz durch lückenlose Dokumentation, verschlossene Sammelbehälter und eine durchgängige Überwachungskette vom Entstehungsort bis zur finalen Vernichtung. Diese Stufe ist besonders für Branchen relevant, in denen mit hochsensiblen Daten gearbeitet wird, etwa im Gesundheitswesen, bei Banken oder in Rechtsanwaltskanzleien.
Praktische Umsetzung in sächsischen Unternehmen
Viele Unternehmen in Dresden, Leipzig und Chemnitz setzen mittlerweile auf professionelle Dienstleister für die Aktenvernichtung. Diese bieten nicht nur zertifizierte Vernichtung nach DIN 66399, sondern auch die notwendige Dokumentation und rechtssichere Entsorgungsnachweise. Mobile Aktenvernichtung vor Ort oder die Abholung in verschlossenen Sicherheitsbehältern sind dabei gängige Servicemodelle.
Kleinere Betriebe können alternativ auf zertifizierte Aktenvernichter im eigenen Haus setzen. Wichtig ist dabei, dass das Gerät die erforderliche Schutzklasse erfüllt und regelmäßig gewartet wird. Zudem sollten klare interne Richtlinien festlegen, welche Dokumente wann und wie zu vernichten sind.
Rechtliche Konsequenzen bei Verstößen
Die Missachtung der Vorgaben zur sicheren Datenvernichtung kann teuer werden. Bei Datenschutzverstößen drohen Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder vier Prozent des weltweiten Jahresumsatzes – je nachdem, welcher Betrag höher ist. Hinzu kommen mögliche Schadensersatzforderungen betroffener Personen und ein erheblicher Reputationsschaden.
Sächsische Unternehmen sind daher gut beraten, die DIN 66399 nicht als lästige Pflicht, sondern als wichtigen Baustein ihrer Datenschutzstrategie zu begreifen. Mit der richtigen Umsetzung schützen sie nicht nur sensible Informationen, sondern auch ihre eigene Zukunftsfähigkeit.