Weniger ist mehr. Das trifft insbesondere auch auf Dokumente und Schriftstücke zu. Früher türmten sich riesige Aktenberge auf den Schreibtischen und die Archive nahmen viel Platz weg. Heute geht alles viel leichter von der Hand, denn wichtige Dokumente lassen sich problemlos einscannen und digital verwalten. Im Vergleich zu den Aktenordnern sind die Speichermedien winzig.
Minimalismus im Büro
Immer mehr Menschen entscheiden sich für einen minimalistischen Lebensstil und trennen sich von jeglichem Ballast. Auch die Unternehmen specken ordentlich ab. Zahlreiche Dokumente lassen sich heutzutage einscannen und platzsparend abspeichern. Bei Bedarf sind die Daten mit nur wenigen Mausklicks schnell abrufbar. Das sorgt für einen besseren Überblick und spart viel Zeit, die die Mitarbeiter effektiver für andere Aufgaben nutzen können. Aus gutem Grund schreitet die Digitalisierung in den Unternehmen stetig voran.
Was ist eine digitale Personalakte?
Nicht nur die digitale Zeiterfassung lohnt sich, sondern auf https://factorialhr.de/blog/digitale-personalakte gibt es auch interessante Informationen über die digitale Personalakte. Die Vorteile liegen klar auf der Hand. Die Digitalisierung ermöglicht den raschen Zugriff auf sämtliche Personalakten. Es entsteht eine strukturierte Übersicht durch ein einheitliches System. Der administrative Aufwand ist durch die automatisierten Prozesse geringer. Der logistische Aufwand reduziert sich spürbar. Die Digitalisierung spart Geld, indem die Kosten für Papier und Druck entfallen und weniger Platz notwendig ist. In elektronischer Form sind die Akten sicher aufbewahrt und sensible Daten gut geschützt. Strenge Zugriffsrechte sorgen für einen exzellenten Datenschutz. Durch die Möglichkeit der automatischen Übersetzung lassen sich die Dokumente international einsetzen. Mitarbeiter nutzen gerne die Chance, die Schriftstücke von jedem beliebigen Ort aus mit einer digitalen Signatur zu versehen.
Personalakten digitalisieren: So funktioniert es
Am besten erfolgt die Einführung schrittweise mit dem Einscannen der bereits vorhandenen Papierdokumente. Bei dieser Gelegenheit sortieren die Mitarbeiter Dokumente aus, die nicht mehr der Aufbewahrungspflicht unterliegen. Es ist möglich, die meisten Papierunterlagen nach dem Einscannen zu vernichten. Dennoch macht es Sinn, besonders wichtige Dokumente zusätzlich in Papierform zu behalten. Dazu gehören zum Beispiel Urkunden, Arbeitsverträge, Kündigungsschreiben und offizielle Verträge. Diese Dokumente fungieren bei späteren Rechtsstreitigkeiten als Urkundenbeweise. Sind nur noch eingescannte Varianten vorhanden, dann wertet das Gericht das häufig als Augenscheinbeweis. Die digitalen Daten besitzen rein rechtlich weniger Aussagekraft.
Auf das Scannen folgt das Erstellen der personenbezogenen Daten und Schriftstücke. Der nächste Arbeitsgang ist das elektronische „Abheften“ der Dokumente zwecks Datenverwaltung. Die Vorgänge, die zuvor in Papierform üblich waren, erfolgen nun digital. Dazu gehört das elektronische Bearbeiten, Durchsuchen, Verschicken und Auswerten. Gegebenenfalls sind elektronische Unterschriften notwendig. Die Daten kommen in die Archivierung. Je nach Aufbewahrungsfrist löschen die verantwortlichen Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen überschüssige Dokumente.
Was gibt es bei der Anlage einer digitalen Personalakte zu beachten?
Bei der Anlage der digitalen Personalakten spielen die Datenschutzbestimmungen eine wichtige Rolle. Schließlich enthalten die Akten sensible personenbezogene Informationen. Bei der Verwaltung und Erfassung ist deshalb Vertraulichkeit gemäß der Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO genannt, sehr wichtig. Der Arbeitgeber muss Zugriffsrechte, Kompetenzen und bestimmte Rollen festlegen, um den Anforderungen des revisionssicheren Systems zu genügen. Außerdem besitzt der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bezüglich der Verwaltung und Erstellung der digitalen Personalakte. Das betrifft insbesondere Daten, die sich auf die Leistung oder das Verhalten der Arbeitnehmer beziehen. Eine Weitergabe an Dritte ist untersagt. Darüber hinaus hat jeder Arbeitnehmer das Recht, seine Personalakte einzusehen.