Der indirekte Einkauf – Büromaterial, IT, Dienstleistungen, MRO – gilt als letzte große Effizienzreserve im Mittelstand. Wer viele kleine Bestellungen bündelt, Maverick Buying reduziert und Freigaben sowie Rechnungsprüfung automatisiert, senkt die Prozesskosten spürbar. Dieser Ratgeber zeigt die wichtigsten Hebel – und wo KI-gestützte Beschaffung heute den größten Unterschied macht.
Während der direkte Einkauf seit Jahrzehnten optimiert wird, schlummern im indirekten Bereich Kosten, die in keiner Stückliste auftauchen. Kleine Bestellungen, manuelle Freigaben und fehlende Transparenz über Lieferanten und Verträge summieren sich schnell. Eine moderne KI-gestützte Beschaffungslösung kann hier ansetzen, ohne dass Unternehmen klassische Kontrollmechanismen wie das Vier-Augen-Prinzip aufgeben müssen.
Was zählt zum indirekten Einkauf, und warum ist er so teuer?
Zum indirekten Einkauf zählt alles, was ein Unternehmen für den laufenden Betrieb beschafft, ohne dass es direkt in das Endprodukt einfließt. Dazu gehören Büromaterial, IT-Hardware und Software, Marketingleistungen, Beratung und Reisekosten sowie sogenannte MRO-Güter (Maintenance, Repair, Operations) und C-Teile.
Der direkte Einkauf beschafft demgegenüber Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Komponenten, die unmittelbar in das verkaufte Produkt eingehen. Er ist strategisch verankert, mit Rahmenverträgen, festen Lieferantenbeziehungen und enger Mengenplanung.
Der indirekte Einkauf hingegen ist häufig dezentral organisiert. Bedarfe entstehen in vielen Abteilungen, oft kurzfristig und in kleinen Mengen. Das führt zu typischen Kostenmustern.
- Hoher Prozesskostenanteil: Eine einzelne Bestellung verursacht administrative Kosten, die im Verhältnis zum Bestellwert überproportional groß sein können.
- Geringe Bündelung: Ähnliche Bedarfe werden parallel und unkoordiniert bestellt, statt sie zusammenzufassen.
- Fehlende Spend Visibility: Daten liegen verteilt in ERP, Buchhaltung und Mailpostfächern, eine konsolidierte Sicht auf die Ausgaben fehlt häufig.
- Schwache Verhandlungsposition: Ohne Übersicht über das Bestellvolumen lassen sich kaum bessere Konditionen aushandeln.
Genau deshalb gilt der indirekte Einkauf als Hebel mit hohem Effizienzpotenzial. Die Bestellwerte sind klein, die Prozesskosten aber nicht, und beides lässt sich gezielt verändern.
Wo entstehen die versteckten Kosten im indirekten Einkauf?
Die größten Kosten im indirekten Einkauf entstehen häufig nicht bei der Ware selbst, sondern im Prozess rund um Bedarf, Freigabe, Bestellung und Rechnung – also entlang des gesamten Procure-to-Pay-Ablaufs (P2P), von der Bedarfsmeldung bis zur Bezahlung. Drei Muster tauchen in vielen Unternehmen auf.
Maverick Buying und fehlende Bündelung
Maverick Buying bezeichnet jeden Einkauf, der an den definierten Prozessen und Verträgen vorbeiläuft. Ein typisches Beispiel ist die Fachabteilung, die einen Software-Dienst per Kreditkarte bestellt, obwohl ein Rahmenvertrag mit einem bevorzugten Lieferanten existiert. Die Folgen sind in der Praxis spürbar.
- Konditionsverluste: Verhandelte Rabatte und Volumenstaffeln werden nicht genutzt.
- Doppelstrukturen: Ähnliche Leistungen werden bei mehreren Anbietern parallel eingekauft.
- Compliance-Risiken: Verträge ohne Prüfung können Datenschutz-, Lizenz- oder Haftungsfragen aufwerfen.
- Unsaubere Datenbasis: Spend-Analysen werden ungenau, weil ein Teil der Ausgaben außerhalb der Systeme läuft.
Maverick Buying ist selten böse Absicht. Meist ist der offizielle Bestellweg zu umständlich oder zu langsam, und genau hier setzt die Optimierung an.
Manuelle Freigaben und lange Durchlaufzeiten
In vielen mittelständischen Unternehmen läuft die Freigabe einer Bestellung noch über E-Mail, Papier oder unstrukturierte Workflows. Eine Bedarfsanforderung wandert von Postfach zu Postfach, wird vergessen, weitergeleitet, ergänzt und am Ende manuell ins ERP-System übertragen.
Das verursacht zwei Kostenarten gleichzeitig. Erstens fallen Personalkosten für jede manuelle Aktion an, zweitens entstehen Opportunitätskosten, weil Mitarbeitende auf Genehmigungen warten, statt produktiv zu arbeiten. Digitale Freigaben können die Durchlaufzeit deutlich verkürzen. Branchenrichtwerte sprechen je nach Ausgangslage von rund 60 Prozent Zeitersparnis pro Vorgang – eine Orientierungsgröße, keine Garantie.
Rechnungsprüfung ohne Bestellbezug
Wenn Rechnungen ohne klare Verknüpfung zu einer Bestellung im Unternehmen ankommen, beginnt jedes Mal eine kleine Detektivarbeit. Wer hat bestellt? Wurde geliefert? Stimmt der Preis? Diese manuelle Drei-Wege-Prüfung zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung bindet Kapazitäten in Buchhaltung und Fachabteilung.
Ohne Bestellbezug entstehen außerdem typische Folgekosten wie doppelte Zahlungen, verpasste Skonti, Nachfragen beim Lieferanten und fehlerhafte Buchungen. Je höher die Belegmenge, desto stärker schlägt dieser Effekt durch.
Welche Hebel senken die Kosten am schnellsten?
Nicht jeder Hebel im indirekten Einkauf wirkt gleich schnell. Entscheidend ist das Verhältnis aus Aufwand und Einsparpotenzial. Die folgenden drei Bereiche bringen erfahrungsgemäß den größten Effekt, idealerweise in dieser Reihenfolge angegangen.
Bedarfe bündeln und Rahmenverträge nutzen
Der erste Hebel ist organisatorisch. Gleiche oder ähnliche Bedarfe lassen sich zusammenfassen und über wenige, gut verhandelte Rahmenverträge abwickeln. Statt zwölf Einzelbestellungen für Büromaterial pro Monat genügt eine konsolidierte Bestellung pro Standort. Statt mehrerer Software-Tools für dieselbe Aufgabe entscheidet sich das Unternehmen für eine Lösung und nutzt Volumenpreise.
Der Aufwand liegt vor allem in der Analyse. Welche Warengruppen sind bündelfähig? Welche Lieferanten decken große Anteile ab? Sobald die Datenbasis steht, sind die Einsparungen zwar moderat, aber in der Regel stabil und langfristig wirksam.
Prozesse digitalisieren statt Tools häufen
Der zweite Hebel betrifft den Procure-to-Pay-Prozess (P2P), also den gesamten Ablauf von der Bedarfsmeldung über Bestellung und Wareneingang bis zur Bezahlung. Wer P2P digital und durchgängig abbildet, eliminiert Medienbrüche und Doppelarbeit.
Wichtig ist dabei der Verzicht auf Tool-Wildwuchs. Ein durchgehender Workflow, der mit dem ERP-System wie SAP oder DATEV sauber zusammenspielt, ist wertvoller als mehrere spezialisierte Insellösungen. Digitale Freigaben mit klaren Rollen und Wertgrenzen sind dabei der wirksamste Einzelschritt, weil sie sowohl Durchlaufzeit als auch Compliance verbessern.
KI und Automatisierung gezielt einsetzen
Der dritte Hebel ist die gezielte Automatisierung repetitiver Schritte. KI eignet sich besonders dort, wo viele strukturierte Mikroentscheidungen anfallen, etwa beim Vergleich von Angeboten, beim Vorschlagen von Bedarfen oder beim Zuordnen von Rechnungen zu passenden Bestellungen. Entscheidend ist die Reihenfolge. Erst Prozesse aufräumen, dann automatisieren. Wer einen unsauberen Prozess automatisiert, beschleunigt nur das Chaos.
Sparhebel im indirekten Einkauf im Vergleich
Die folgende Grafik ordnet die wichtigsten Sparhebel nach Aufwand, Einsparpotenzial und typischer Eignung ein. Den größten Hebel bei gleichzeitig geringem Aufwand bieten erfahrungsgemäß digitale Freigaben in Kombination mit einem KI-gestützten Angebotsvergleich.
Wie hilft KI bei der Beschaffung konkret?
KI hilft im indirekten Einkauf vor allem dort, wo viele kleinteilige Entscheidungen schnell und nachvollziehbar getroffen werden müssen. Sie ersetzt nicht den Einkäufer oder die Freigabeberechtigte, sondern bereitet Informationen so auf, dass Entscheidungen schneller und besser werden.
Typische Einsatzfelder sind:
- Automatischer Angebotsvergleich: Mehrere Angebote werden inhaltlich verglichen, nicht nur preislich, einschließlich Lieferzeit, Konditionen und Vertragsbedingungen.
- Bedarfserkennung: Wiederkehrende Bedarfe werden vorgeschlagen, bevor sie als kurzfristige Einzelbestellung im System landen.
- No-Touch-Rechnung: Eingehende Rechnungen werden automatisch ausgelesen, mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen und bei Übereinstimmung direkt zur Zahlung vorbereitet.
- Kategorisierung und Spend-Analyse: Ausgaben werden konsistent Warengruppen zugeordnet, was Auswertungen und Verhandlungen erleichtert.
- Vertrags- und Lieferantenmonitoring: Fristen, Preisänderungen und Auffälligkeiten werden früher sichtbar.
Wichtig ist die klare Rollenverteilung. KI bereitet vor, schlägt vor und plausibilisiert. Freigaben bleiben bei den verantwortlichen Personen, das Vier-Augen-Prinzip wird nicht ausgehebelt, sondern entlastet. So entsteht ein nachvollziehbarer, beschleunigter Prozess statt einer Black Box. Eine moderne KI-gestützte Beschaffungslösung lässt sich in der Regel an bestehende ERP- und Finanzsysteme anbinden, sodass keine parallele Datenwelt entsteht.
Branchenanalysen nennen je nach Ausgangslage Einsparungen von bis zu 20 Prozent pro Bestellung und deutliche Zeitgewinne bei der Bearbeitung als Orientierungswert. Diese Angaben sind eine Richtschnur, keine Garantie, denn die tatsächliche Wirkung hängt von Belegmengen, Datenqualität und Prozessreife ab. Hintergrundwissen zu typischen Effizienzpotenzialen und Reifegradmodellen liefern Fachverbände wie der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik, ergänzend liefern Studien des Bitkom Daten zur Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen.
Welche Schritte lohnen sich für den Mittelstand zuerst?
Mittelständische Unternehmen sollten beim indirekten Einkauf nicht alles auf einmal anpacken, sondern dort beginnen, wo Aufwand und Wirkung das beste Verhältnis ergeben. Eine bewährte Startsequenz besteht aus drei Schritten.
1. Transparenz schaffen. Bevor Hebel gezogen werden, muss klar sein, wo das Geld hingeht. Eine einfache Spend-Analyse über die zurückliegenden zwölf Monate, gegliedert nach Warengruppen und Lieferanten, deckt oft erstaunliche Muster auf. Viele Kleinbestellungen bei wenigen Lieferanten, Doppelstrukturen und ungenutzte Rahmenverträge gehören dazu.
2. Digitale Freigaben einführen. Der nächste Schritt ist ein digitaler Freigabe-Workflow mit klaren Wertgrenzen und Vertretungsregeln. Das reduziert Durchlaufzeiten, verbessert die Compliance und schafft die Datenbasis, auf der Automatisierung später aufsetzen kann. Der größte kurzfristige Sparhebel im indirekten Einkauf sind digitale Freigaben in Kombination mit einem automatisierten Angebotsvergleich.
3. Automatisierten Angebotsvergleich aktivieren. Sobald Bedarfe strukturiert ins System fließen, kann ein KI-gestützter Angebotsvergleich Lieferantenauswahl und Konditionen objektivieren. Mitarbeitende behalten die Entscheidung, gewinnen aber Zeit und Argumente.
Erst danach lohnen sich tiefergehende Schritte wie eine No-Touch-Rechnungsverarbeitung, eine umfassende Lieferantenkonsolidierung oder die Anbindung weiterer Systeme. Wer in dieser Reihenfolge vorgeht, sieht früh Ergebnisse und vermeidet Großprojekte, die im Mittelstand selten zu Ende geführt werden. So senkt eine KI-gestützte Beschaffung die Prozesskosten, ohne dass Unternehmen die Kontrolle über Freigaben abgeben.
Praxisbeispiel: Typischer Effekt im Mittelstand
Ein mittelständisches Unternehmen mit rund 300 Mitarbeitenden bearbeitet beispielsweise mehrere Hundert Bestellanforderungen pro Monat im indirekten Bereich. Vor der Digitalisierung läuft jede Freigabe per E-Mail, Rechnungen werden manuell mit Bestellungen abgeglichen, und ein nennenswerter Teil der Ausgaben fließt am offiziellen Prozess vorbei.
Nach Einführung eines digitalen Freigabe-Workflows und eines KI-gestützten Angebotsvergleichs können sich die Durchlaufzeiten deutlich verkürzen. Die Quote des Maverick Buyings sinkt, weil der offizielle Weg nun der schnellste ist. Gleichzeitig steigt die Datenqualität, sodass künftige Verhandlungen mit Lieferanten auf einer belastbaren Basis geführt werden können. Solche Effekte sind in der Praxis beobachtbar, aber kein Automatismus. Sie setzen voraus, dass Prozesse vorher sauber strukturiert wurden.
FAQ
Was ist der indirekte Einkauf?
Der indirekte Einkauf umfasst die Beschaffung aller Güter und Dienstleistungen, die nicht direkt in das Endprodukt einfließen. Dazu zählen Büromaterial, IT, Software, Beratung, Marketing, Reisen sowie MRO- und C-Teile.
Warum ist der indirekte Einkauf so kostenintensiv?
Weil sehr viele kleine Bestellungen aus unterschiedlichen Abteilungen anfallen, die einzeln manuell bearbeitet werden. Die Prozesskosten pro Vorgang stehen oft in keinem Verhältnis zum eigentlichen Bestellwert.
Was ist Maverick Buying?
Maverick Buying ist der Einkauf an den definierten Prozessen und Rahmenverträgen vorbei. Er entsteht meist, weil offizielle Bestellwege zu langsam oder zu kompliziert sind, und führt zu Konditionsverlusten und Compliance-Risiken.
Wie senkt man Prozesskosten im Einkauf?
Durch Bündelung von Bedarfen, gut genutzte Rahmenverträge, digitale Freigabe-Workflows und gezielte Automatisierung von Angebotsvergleich und Rechnungsprüfung. Die Reihenfolge ist wichtig. Erst aufräumen, dann automatisieren.
Wie hilft KI im Einkauf?
KI unterstützt beim automatischen Angebotsvergleich, bei der Erkennung wiederkehrender Bedarfe und beim Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen. Entscheidungen und Freigaben bleiben dabei beim Menschen, das Vier-Augen-Prinzip wird nicht ausgehebelt.
Wo sollte der Mittelstand zuerst ansetzen?
Bei Transparenz über die eigenen Ausgaben, bei digitalen Freigaben und bei einem automatisierten Angebotsvergleich. Diese drei Schritte bringen schnell sichtbare Effekte und schaffen die Basis für weitergehende Automatisierung.
Lohnt sich Automatisierung auch für kleinere Unternehmen?
Ja, sobald regelmäßig Bestellungen und Rechnungen anfallen. Schon eine überschaubare Zahl an Vorgängen pro Monat kann ausreichen, damit sich digitale Freigaben und eine automatisierte Rechnungsverarbeitung spürbar bemerkbar machen.
Wie reduziert man Maverick Buying nachhaltig?
Indem der offizielle Bestellweg einfacher und schneller wird als der inoffizielle. Wenn Bedarfsanforderung, Freigabe und Bestellung in wenigen Schritten erledigt sind, verliert die Bestellung per Kreditkarte ihren Reiz, und Daten, Konditionen sowie Compliance bleiben im System.
Fazit
Der indirekte Einkauf ist im Mittelstand der Bereich mit einem der besten Verhältnisse aus Aufwand und Wirkung. Wer Transparenz schafft, Freigaben digitalisiert und KI gezielt für Angebotsvergleich und Rechnungsabgleich einsetzt, senkt die Prozesskosten, ohne die Kontrolle abzugeben. Die größte Wirkung entsteht nicht durch ein einzelnes Tool, sondern durch eine klare Reihenfolge. Erst Daten und Prozesse aufräumen, dann automatisieren und Schritt für Schritt skalieren.
